CONOCE LAS DAILIES Y CÓMO GESTIONARLAS
Los equipos eficaces se construyen mediante comunicación regular, “viéndose”, hablando, trabajando, compartiendo. Las reuniones diarias deben ser algo rutinario que determine el ambiente, anime a las personas a plantear problemas y mejore al equipo.
Autor: José Sandoval
¿Qué se hace en una Daily Meeting?
Daily Meeting (Reunión de Sincronización)
Suele recibir muchos nombres: reunión diaria, daily meeting, stand-up meeting (reuniones de pie), etc. Estas reuniones se popularizaron con Scrum, si bien existían antes y en otros contextos. En ella, cada día todo el Equipo de Desarrollo se reúne para hacer una revisión rápida de su situación. Que la reunión sea de pie (stand-up) fomenta la brevedad: normalmente dura 15 minutos o menos.
Objetivo de la reunión Diaria:
Facilitar la transferencia de información y la colaboración entre los miembros del equipo para aumentar su productividad, Esto se logra al poner de manifiesto puntos en que se pueden ayudar mutuamente.
¿Qué son las Daily Meetings?
Es un encuentro entre los miembros del equipo en el que cada uno inspecciona el trabajo que el resto realiza: dependencias entre tareas, progreso hacia el objetivo del Sprint y obstáculos que pueden impedir este objetivo. Al finalizar la reunión, se tendrán claras las adaptaciones necesarias para cumplir con el compromiso conjunto que el equipo adquirió para la iteración desde la Planning.
Preguntas que se tratan en la Daily Meeting
Cada integrante del equipo responde las siguientes preguntas. La ceremonia tiene un timebox máximo de 15 minutos:
- ¿Qué he hecho desde la última reunión de sincronización? ¿Pude hacer todo lo que tenía planeado? ¿Cuál fue el problema?
- ¿Qué haré a partir de este momento?
- ¿Qué impedimentos tengo o voy a tener para cumplir mis compromisos en esta iteración y en el proyecto?
¿Para qué sirven las Daily Meetings?
Para incrementar la productividad del proyecto y potenciar el compromiso de. equipo. Cada integrante pone de manifiesto delante del resto:
- Las tareas que pueden afectar a otros miembros del equipo, porque impactan en su trabajo o porque hay dependencias (especialmente si existe un retraso).
- Impedimentos. La Daily permite identificar más problemas a tiempo. El facilitador (Scrum Master) se encargará de encontrar la solución a los impedimentos que el equipo no puede solucionar por sí solo.
- Las tareas no planeadas que realiza cada integrante, que el equipo no conoce y tal vez no estén alineadas con el compromiso común del equipo.
- Sus necesidades. Cada integrante entiende las necesidades de los otros respecto a su trabajo, de manera que puede colaborar y adaptarse.
- Su ritmo de trabajo. Se evita que una persona señale con el dedo a otra, dado que la reunión de sincronización pone a todos los miembros del equipo en una situación de equidad.
- Los criterios para realizar sus tareas, de manera que estén alineados con los objetivos comunes del equipo.
La reunión diaria de sincronización, además, tiene los siguientes beneficios:
- Fomentar el aprendizaje de los miembros del equipo, ya que pueden ver cómo trabajan los otros según sus especialidades y experiencias.
- Conocer el estado de la iteración.
- Examinar la posibilidad de completar los compromisos del equipo en vista de las desviaciones y de las tareas pendientes.
Antipatrones de Daily Meetings
- Reuniones de informar al líder o al jefe. Los miembros del equipo hacen un seguimiento a su jefe o líder del proyecto, cuando se supone que la ceremonia es realmente para el propio equipo.
- Se llega tarde. Se recomienda que sean en el lugar donde se desarrolla el trabajo y, por supuesto, con todas las personas a la vez.
- No lo puedo recordar. La falta de preparación crea estancamiento y pérdida de tiempo.
- Contar la historia de tu vida. La idea es resumir brevemente la situación respecto al Sprint.
- Resolver problemas. Las Dailies son un momento para plantear cuestiones, no una reunión en profundidad para resolver conflictos.
- Extenderse más allá del timebox asignado. Particularmente en Scrum los tiempos (reuniones y Sprints) tienen un “Timebox”. Es decir, se conoce su tiempo máximo y no se excede. A modo de caso de estudio de este punto te recuerdo este post: Cómo hace Google sus planes de pruebas (y los hace en menos de 10 minutos)
- Reunión caótica. O no habla nadie, o habla todo el mundo. En muchos casos es típico poner un orden de intervención o usar un «token”; algo físico, y solo quien lo tenga pueda hablar.
- La gente se corta y no habla o habla poco. Ayuda que las reuniones se hagan de manera distendida, tomando un café y en un ambiente cordial pero serio.
Patrones de Daily Meetings
¿Quiénes pueden asistir?
- Todos los involucrados/interesados. Aprovechar para que los interesados se enteren de cómo avanza la construcción siempre y cuando no interfieran con el Equipo de Desarrollo.
- Asisten los Ítems a trabajar con enfoque en las historias de usuario. Con ello aseguramos que las tareas a realizar progresen.
¿Acerca de qué hablaremos?
- Tareas realizadas anteriormente y las que se realizarán durante la jornada.
- Obstáculos de ayer u hoy. Lo importante es la información que logremos obtener.
- Tablero de Mejoras.
¿En qué orden hablaremos?
- Orden de llegada.
- Cada persona elige a la siguiente.
- Pasa el Token.
- Manecillas del reloj.
- Toma una carta.
- Pasa al tablero.
¿Qué recomendaciones podemos seguir?
- Reunirse donde el trabajo sucede.
- Misma hora, mismo lugar: la consistencia reduce la incertidumbre.
- Usar la Daily Meeting para comenzar el día.
- Conservar alto el nivel de energía.
- Acercarse en la medida de lo posible.
- Hacer la reunión de pie.
- Quince minutos o menos.
- Alarma de timebox consumido.
- No resolver problemas en la reunión. Los problemas se deben resolver luego con participación de los directos interesados.
¿Cómo motivar la autonomía?
- Rotar el facilitador: no necesariamente debe ser el Scrum Master.
- Mantener el contacto visual
Los equipos eficaces se construyen mediante comunicación regular, “viéndose”, hablando, trabajando y compartiendo. Las reuniones diarias deben ser algo rutinario que determine ambiente, anime a las personas a plantear problemas y mejore al equipo.
