Se ha vuelto cada vez más demandante la cantidad de actividades que debemos realizar para mantenernos competitivos en el mercado. A la vez, a nuestro alrededor existen más fuentes de información que llaman nuestra atención. Requerimos hacer más cosas, mejor, en menor tiempo; o, inclusive, en paralelo. Así es como se ha popularizado equivocadamente el término “Multitasking”: bien sea contestar el teléfono mientras hacemos una presentación o responder mensajes de celular al conducir. Aunque ambos escenarios representen distintos niveles de riesgo, dentro de nuestro cerebro ocurre lo mismo. Se llama “task switching” y sus efectos en la mente son tales que pueden poner en problemas desde una tarea minúscula, hasta la vida de una persona.

En términos médicos, Multitasking se refiere únicamente a dos actividades que ocurren de manera automática: caminar y hablar, por ejemplo; mientras que task switching significa cambiar la atención del cerebro de una tarea a otra. en cuestión de milisegundos. Pero no pueden suceder de manera automática ni simultánea: tal es el caso previamente mencionado de manejar e intentar enviar un mensaje de texto. Ambas tareas demandan atención que se encuentra limitada a la capacidad de la memoria de corto plazo. De acuerdo con estudios científicos, lo que generalmente denominamos como “multitasking” en realidad es “task switching”, que implica interesantes consecuencias en el desempeño del día a día: menor atención a las tareas, mayores posibilidades de error, sentimientos negativos (estrés y tristeza) y contagio emocional. Todo esto, detonado por las limitaciones de la memoria a corto plazo tratando de manejar las diferentes tareas que compiten entre sí por la atención de ese momento.

Es importante destacar que en ejemplos como el área de cirugías, el “multitasking” ocurre a medida que se repite con la experiencia el mismo “task switching”, de manera que un cirujano experimentado podría requerir menor espacio en su memoria a corto plazo y menor atención que un cirujano nuevo.

Tanto el multitasking como las interrupciones (internas o externas) hacen más difícil completar, por lo menos parcialmente, la tarea inicial. También disminuye la precisión con la que se realiza cualquiera de las tareas e incrementa la probabilidad de cometer errores. No sólo eso, puede suceder que al intentar volver a una tarea, sea muy difícil concentrarse. Esto se debe a que el cerebro, erróneamente, asume que al haber pasado a otra actividad, la primera fue terminada. La mente humana está incapacitada para enfocarse en una sola cosa cuando quiere intentar hacer otra más.

Como un ejemplo, médicos en el área de Urgencias reportaron que dentro de sus actividades, aquellas con interrupciones no logran ser completadas en un 18%  contra las que no fueron interrumpidas: apenas 1.5% no fueron terminadas. Además del campo médico, en aviación, negocios y automotriz, por mencionar algunos, se encuentra que el “task switching” está asociado a una mayor tasa de errores por tarea o actividad realizada.

En cualquiera de estos campos podemos asociar el efecto del “task switching” con algunas de las 7 formas de desperdicio según el TPS (Toyota Production System): es un desperdicio de esfuerzo, de tiempo, de procesamiento de la tarea en sí, de movimientos y desperdicio al producir algo que puede ser de menor calidad.

Desde una perspectiva Agile, como Coach, hay que tener muy en claro cómo este comportamiento afecta a nuestros equipos en las distintas áreas en las que se desempeñan: más allá de que el enfoque es un valor fundamental del marco Scrum, todas las implicaciones antes mencionadas suponen no solamente un retraso en la tarea o producto en construcción, sino también repercute en la dinámica de la organización y ésta a su vez en el ritmo de trabajo.

En ocasiones, al observar a equipos multidisciplinarios con los que he trabajado contabilizo cuánto tiempo les toma realizar un producto con interrupciones o distracciones cotidianas contra el tenerlas en menor medida o prácticamente nulas, (desde prolongadas reuniones, generar documentación, introducir otros productos o hasta presentar cambios de manera abrupta): el tiempo de completar sus tareas originales llega a duplicarse. Lo mismo ocurre en el ámbito personal.

En resumen: nos volvemos menos competitivos y contagiamos esta manera de actuar a los demás, generando un ambiente, además de improductivo, desmotivado. Recordemos la paradoja de la eficiencia: cuanto más queremos ocuparnos en diversas tareas para ser más eficientes, el resultado es el opuesto.

Es por ello que en el contexto del marco Ágil interesa concentrarse en una tarea a la vez: reduce el WIP (Work in Process), acelera el tiempo de procesamiento y reduce el desperdicio. Bajo el marco Scrum, es la razón por la que una Daily se efectúa de pie y no más de 15 minutos: permite al equipo mantenerse enfocado. O por qué se priorizan las funcionalidades de un producto: el esfuerzo conjunto se canaliza en un único objetivo y se ayudan los miembros entre sí para conseguirlo.

Ante un entorno en constante cambio y con cada vez mayores distractores, el “task switching” se ha convertido, erróneamente, en un sinónimo de productividad y competitividad cuando la ciencia demuestra lo contrario.  Entonces, ¿cómo incentivamos el enfoque en nuestros equipos y contexto para lograr que aquellos proyectos o productos se realicen con calidad, en el menor tiempo, mientras generamos un hábito positivo?

• Prioriza las tareas o actividades de acuerdo con el valor que generan: ¿liberan más tiempo? ¿proporcionan ingresos? ¿esa actividad es necesaria para que otra de mayor relevancia pueda ocurrir?
• Planea tus actividades con antelación: ¿qué recursos necesitas para realizarlas? ¿qué tiempos consideras que se requieren para conseguirse? ¿cuentas con toda la información para llevarlas a cabo?
• Mantén tus áreas de trabajo despejadas y teniendo cerca únicamente los elementos que vas a requerir para desempeñar la actividad.
• Disminuye las distracciones o variaciones en tus tareas o con tus equipos (la Ley del Efecto de la Variación de Procesos: a mayor variación, mayor tiempo para realizar la tarea).
  • Utiliza la técnica Pomodoro: 25 minutos enfocándote a realizar esa tarea, 5 minutos de descanso y vuelve a empezar. Máximo 4 ciclos. Así, la concentración continua te volverá más eficiente y reducirá el impulso de tener actividades alternas.
  • Diseña con tu equipo un flujo de trabajo estandarizado para que los equipos y sus miembros trabajen de la manera más sincronizada posible.

El cambio de un comportamiento toma tiempo. Sin embargo, los resultados de realizar una tarea a la vez tiene efectos inmediatos en la eficiencia y, en última instancia, en el estado de ánimo. ¿Por qué no comenzar, desde esa perspectiva, con una de las sugerencias anteriores por un tiempo definido? Observemos por una o dos semanas los efectos y después seleccionemos otra de las sugerencias: así, notaremos la importancia de hacer una tarea a la vez.