Creo que todos en la actualidad sabemos qué es el home office, porque lo hemos vivido o porque conocemos a alguien. Y podemos partir de recordar el contexto a partir del cual surge como modalidad de trabajo, el home office.

¿Qué nos dejó el covid?

Además de recordarnos que somos simples mortales y en cualquier momento un virus puede llegar y arrasar con un porcentaje de la población; también nos dejó la realidad de que, podemos trabajar de manera remota (Home Office) y obtener los mismos o mejores resultados.

El home office va desde modalidad 100% en remoto, hasta modalidad híbrida entre remoto y presencial, intercalando días para ir a la oficina y días para quedarse en casa. Además del caso de los freelance, que pueden trabajar medio tiempo o por horas, con diferentes empresas y sin tener que movilizarse de su casa.

¿Qué tan eficiente resulta el home office?

Si pensamos en costos para la empresa y nivel de motivación para sus empleados, la realidad es que la modalidad del trabajo remoto ha generado beneficios tanto para las empresas como para sus empleados.

Sin embargo, ¿qué hay con los costos a nivel calidad o a nivel trabajo en equipo? Es aquí en dónde radica la diferencia entre un home office con reglas claras y un home office sin control.

La facilidad de poder trabajar desde la casa, se traduce en que genera motivación sobre las personas, por la percepción (errónea o no) de que disminuyen sus gastos; sin embargo, existe la otra perspectiva de que incrementa el trabajo y el riesgo de caer en “juntitis”.

En resumen, el trabajo remoto eficiente va a depender de cada persona y cómo la empresa se organice para maximizar los beneficios sin impactar a sus empleados.

¿Cómo se relaciona la agilidad con esta modalidad?

De entrada, la agilidad es una forma de vida, por tanto no puede limitarse a la implementación de marcos ágiles (scrum, lean, kanban, etc).

Ahora bien, si una empresa busca implementar una cultura ágil, debe comenzar por comprender que el trabajo remoto ya es parte de la cultura organizacional y establecer políticas o reglas, se vuelve imperativo, para garantizar los procesos sin descuidar el bienestar de sus empleados.

Una vez entendida esta relación, podemos ahondar más respecto a cómo ser ágiles trabajando en remoto.

¿Realmente es necesario definir políticas o reglas para Home Office?

Para responder a esta pregunta podemos partir imaginando dos escenarios que podrían o no existir actualmente en las empresas:

• Por un lado está Juan (nombre ficticio), se despierta a las 6am, hace ejercicio, desayuna, se alista y empieza puntual su jornada laboral. Durante su jornada, enciende la cámara y participa en las juntas, cumplen con los objetivos de la mañana, toma su tiempo de comida y regresa puntual para culminar los objetivos de la tarde. Su jornada termina satisfactoriamente y sin el estrés del tráfico, puede utilizar el resto del tiempo para sus temas personales.

• Por otro lado está Carlos (nombre ficticio), se despierta 10 minutos antes de la primera junta del día, medio se asienta el cabello y se lava la cara, para no verse tan mal con la cámara encendida o no la enciende. Terminada la primera junta, desayuna, avanza entre despertarse y revisar los pendientes del día, se toma su tiempo para comer y se conecta a las sesiones de la tarde, algunas veces con cámara encendida y otras no. Como no ha logrado cumplir con sus objetivos del día, toma más tiempo de su hora formal, para terminar los pendientes y reporta horas extras al día siguiente, tal vez sin haber siquiera cumplido todos sus pendientes.

Desde el punto de vista de la motivación, si tú fueras Juan, ¿sentirías que tus beneficios y los de Carlos son iguales? ¿Te motivaría a seguir siendo puntual y cumpliendo los objetivos?

Sí, son dos escenarios extremos, tal vez son de la vida real o solo inventados; sin embargo, para este caso nos sirven como contexto, ya que imaginamos a dos personas haciendo Home Office y accionando de manera diferente. ¿Sabemos si tienen la misma edad, si ambos tienen título profesional o si ambos se dedican a lo mismo? 

La realidad es que desconocemos esas respuestas y no nos son necesarias, porque significa que debemos conocer esa información de todas las personas, para determinar si su comportamiento laboral es o no el correcto.

¿Cómo utilizar la agilidad para el Home Office?

Pensando desde una cultura ágil, podemos establecer algunas pautas para garantizar un eficiente home office:

1.- Definir políticas generales

A) Con base en la información global que ya tenemos y vamos generando datos sobre los resultados obtenidos. Ejemplos: puntualidad en las sesiones, cumplimiento de la jornada laboral, estar presentables para las sesiones con cámara encendida, conexión a internet, etc.

B) Cada cierto periodo de tiempo, podemos revisar los datos generados con los resultados, en cuanto a desempeño de las personas y calidad del trabajo entregado.

C) Las políticas deben ser revisadas y ajustadas, de tal forma que el Home Office nos genere los mejores resultados para la empresa y las personas puedan mantener sus beneficios.

2.- Acuerdos de trabajo entre los miembros de los equipos o las áreas.

A) Definir reglas para mantener una comunicación eficiente y usando los medios oficiales de la organización.

B) Definición de objetivos semanales para el equipo o el área, con asignación de responsables y criterios claros para garantizar el cumplimiento.

C) Establecer sesiones de sincronización diarias, para verificar el avance de los objetivos.

Conclusión

El Home Office no es la solución para, ni es el origen de los problemas de la empresa; por tanto, forzarnos a pensar que debe ser obligación incluir en los beneficios esta modalidad, es igual de irracional que negar la posibilidad de trabajo remoto por la necesidad de control hacia los empleados.

Debidamente estandarizado, el home office puede resultar muy beneficioso para las empresas y sus empleados.